Termini e Condizioni
Condizioni generali per l’accesso e l’utilizzo del servizio software OspitaFlow.
1. Il servizio
OspitaFlow è un software erogato come servizio (SaaS) destinato principalmente a B&B, affittacamere, case vacanza, residence e piccole strutture ricettive. Il servizio consente, in base al piano attivato, di gestire funzioni quali prenotazioni, camere, ospiti, check-in, comunicazioni, pulizie, contabilità operativa, adempimenti e integrazioni con servizi esterni.
2. Fornitore e contatti
Il servizio è fornito sotto il marchio Mainardi Software. Per informazioni e assistenza è disponibile il Centro Assistenza OspitaFlow.
3. Account e responsabilità dell’utente
Il cliente è responsabile della correttezza dei dati forniti, della custodia delle proprie credenziali e dell’utilizzo degli account creati nella propria organizzazione. Gli account personali non devono essere condivisi tra più persone. Il cliente deve assegnare ai collaboratori ruoli e strutture coerenti con le loro effettive mansioni.
4. Piani, strutture e utenti
Le caratteristiche e i limiti del piano sono quelli indicati nella pagina Piani o nell’offerta commerciale accettata. Salvo condizioni personalizzate, i piani pubblicati possono prevedere limiti di strutture, camere e utenti. Eventuali utenti, strutture, funzioni o servizi aggiuntivi possono essere soggetti a un corrispettivo separato.
5. Corrispettivi e pagamenti
I corrispettivi applicabili sono quelli indicati nell’offerta commerciale, nell’ordine o nella documentazione di attivazione accettata dal cliente e possono variare in base a configurazioni, servizi e condizioni concordate. Se il pagamento viene effettuato tramite un prestatore esterno, il cliente è soggetto anche alle condizioni tecniche del relativo servizio di pagamento. OspitaFlow non memorizza i dati completi delle carte quando il pagamento è gestito direttamente dal prestatore esterno.
6. Durata, rinnovo e cessazione
La durata e la periodicità della licenza sono indicate al momento dell’attivazione o nell’offerta. Per gli abbonamenti ricorrenti, il rinnovo avviene secondo le condizioni mostrate al cliente al momento dell’acquisto. La disdetta impedisce i rinnovi successivi e non comporta, salvo diversa previsione di legge o offerta, il rimborso del periodo già iniziato.
7. Prova gratuita
Quando disponibile, l’accesso di prova è temporaneo e può avere funzioni o limiti differenti rispetto a una licenza a pagamento. Alla scadenza, alcune funzioni possono essere sospese fino all’attivazione di un piano valido.
8. Disponibilità, manutenzione e aggiornamenti
OspitaFlow viene aggiornato e mantenuto per migliorarne sicurezza, affidabilità e funzionalità. Possono verificarsi sospensioni temporanee dovute a manutenzione, aggiornamenti, guasti, servizi di terzi o cause fuori dal ragionevole controllo del fornitore. Non viene garantita la disponibilità ininterrotta al 100% salvo un eventuale accordo di livello di servizio separato.
9. Integrazioni con servizi esterni
Alcune funzioni possono dipendere da servizi o dispositivi di terzi, ad esempio canali di messaggistica, sistemi di pagamento, calendari OTA, email o controllo accessi. Compatibilità, disponibilità e limiti di tali integrazioni possono dipendere dai rispettivi fornitori e dalle configurazioni del cliente. OspitaFlow non controlla le modifiche apportate unilateralmente da tali soggetti ai propri servizi o API.
10. Dati e protezione dei dati personali
Il cliente rimane responsabile della liceità dei dati che inserisce nel gestionale e delle informative dovute ai propri ospiti. Quando OspitaFlow tratta dati personali per conto del cliente nell’erogazione del servizio, i rapporti privacy vengono disciplinati anche dall’accordo sul trattamento dei dati (DPA), ove applicabile. Per i trattamenti propri di OspitaFlow si applica l’Informativa Privacy pubblicata sul sito.
11. Uso consentito
È vietato utilizzare OspitaFlow per attività illecite, tentare di aggirare i controlli di sicurezza o di licenza, accedere a dati di altre organizzazioni senza autorizzazione, interferire con il funzionamento del servizio o utilizzare credenziali altrui. In presenza di rischi di sicurezza, violazioni gravi o mancati pagamenti, l’accesso può essere sospeso nei limiti consentiti dalla legge e dal contratto.
12. Proprietà del software
OspitaFlow, il relativo codice, l’interfaccia, i marchi e i materiali del servizio restano di proprietà dei rispettivi titolari. La sottoscrizione concede esclusivamente il diritto personale e non trasferibile di utilizzare il servizio nei limiti del piano attivo; non trasferisce la proprietà del software.
13. Esportazione e cessazione dei dati
Alla cessazione del rapporto, il cliente è tenuto a richiedere o effettuare l’esportazione dei dati di propria competenza entro i termini e con le modalità rese disponibili dal servizio. Successivamente i dati possono essere eliminati o anonimizzati secondo le procedure tecniche, gli obblighi legali e gli accordi applicabili.
14. Responsabilità
Il cliente è responsabile delle decisioni operative, amministrative e normative adottate utilizzando il software. OspitaFlow è uno strumento di supporto gestionale e non sostituisce consulenze professionali, fiscali, legali o amministrative. Eventuali limitazioni di responsabilità applicabili saranno interpretate nel rispetto delle norme inderogabili.
15. Modifiche delle condizioni
Le condizioni possono essere aggiornate per evoluzioni normative, tecniche o commerciali. Le modifiche sostanziali applicabili a clienti già attivi saranno comunicate con modalità adeguate e nel rispetto degli accordi in essere.
16. Legge applicabile
Le presenti condizioni sono regolate dalla legge italiana. La competenza territoriale è determinata secondo le norme applicabili e gli eventuali accordi contrattuali validamente conclusi tra le parti.