Informativa Privacy

Informazioni sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

Per i trattamenti relativi al sito pubblico, ai rapporti commerciali, alla gestione degli account cliente e all’erogazione del servizio OspitaFlow, il riferimento è Mainardi Software, contattabile tramite il Centro Assistenza OspitaFlow.

2. A chi si applica questa informativa

Questa informativa riguarda gli utenti che visitano ospitaflow.it, richiedono informazioni o una demo, acquistano o utilizzano una licenza OspitaFlow, oppure accedono all’area riservata come proprietari o collaboratori di una struttura ricettiva.

3. Dati che possiamo trattare

• Dati di navigazione e sicurezza: indirizzi IP, log tecnici, informazioni sul browser e sul dispositivo, eventi necessari alla sicurezza e al funzionamento del servizio.
• Dati di contatto e commerciali: nome, cognome, email, telefono, struttura di appartenenza e contenuto delle richieste inviate.
• Dati dell’account: email di accesso, ruolo, strutture assegnate, stato della licenza, sessioni e informazioni necessarie alla gestione degli accessi.
• Dati amministrativi e di pagamento: dati necessari alla fatturazione e informazioni sullo stato dei pagamenti. I dati completi della carta non vengono memorizzati da OspitaFlow quando il pagamento è gestito da un prestatore esterno.
• Dati di assistenza: comunicazioni, richieste tecniche e informazioni fornite volontariamente durante il supporto.

4. Finalità e basi giuridiche

• fornire il sito, l’account e le funzioni OspitaFlow, sulla base dell’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali;
• gestire demo, richieste commerciali e assistenza richieste dall’utente, incluse le richieste inviate tramite il modulo di contatto del sito;
• adempiere a obblighi amministrativi, contabili, fiscali e normativi;
• proteggere account, infrastruttura e servizio da abusi, accessi non autorizzati e incidenti, sulla base del legittimo interesse alla sicurezza;
• inviare comunicazioni promozionali non necessarie al servizio soltanto quando esista una base giuridica adeguata e, quando richiesto, il consenso dell’interessato.

5. Dati degli ospiti inseriti dalle strutture

Quando una struttura ricettiva utilizza OspitaFlow per gestire prenotazioni, ospiti, documenti, check-in, comunicazioni o accessi, la struttura determina finalità e modalità del trattamento dei dati dei propri ospiti. In tali casi, in linea generale, la struttura opera come titolare del trattamento e OspitaFlow tratta i dati per conto del cliente quale fornitore del servizio, nei limiti delle istruzioni e degli accordi applicabili.

Per i clienti che trattano dati personali degli ospiti tramite la piattaforma dovrà essere disponibile l’accordo sul trattamento dei dati (DPA) previsto dalla normativa applicabile.

6. Fornitori e destinatari

Per erogare il servizio possono essere utilizzati fornitori tecnologici per hosting, database e autenticazione, invio email, pagamenti, messaggistica e integrazioni richieste dal cliente. A titolo esemplificativo, OspitaFlow può utilizzare servizi quali Vercel, Supabase, Resend, Stripe e, quando abilitati dal cliente, servizi Meta/WhatsApp o integrazioni di controllo accessi. I fornitori ricevono solo i dati necessari allo svolgimento del rispettivo servizio.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento viene gestito attraverso gli strumenti previsti dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard, ove applicabili.

8. Conservazione

I dati vengono conservati per il tempo necessario a fornire il servizio e perseguire le finalità descritte. I dati relativi al rapporto contrattuale e amministrativo possono essere conservati per i periodi richiesti dalla normativa fiscale e civilistica; i dati di sicurezza e assistenza per il tempo necessario alla gestione tecnica, alla prevenzione degli abusi e alla tutela dei diritti; i dati dell’account vengono gestiti per la durata del rapporto e successivamente secondo gli obblighi applicabili e le procedure di cessazione del servizio.

9. Cookie e altri strumenti di memorizzazione

Il sito utilizza strumenti tecnici necessari al funzionamento, alla sicurezza e alla memorizzazione delle preferenze privacy. Le categorie statistiche e marketing sono disattivate per impostazione predefinita e, qualora vengano introdotti strumenti che richiedono consenso, saranno attivate soltanto in base alla scelta dell’utente. Per dettagli, durate e modalità di modifica del consenso consulta la Cookie Policy.

10. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati e revoca del consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Puoi inviare la richiesta tramite il Centro Assistenza OspitaFlow.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente.

11. Sicurezza

OspitaFlow adotta misure tecniche e organizzative orientate alla protezione dei dati, tra cui controllo degli accessi, separazione logica delle strutture, autenticazione e connessioni cifrate. Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un rischio pari a zero.

12. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano il servizio, i fornitori o la normativa applicabile. La versione corrente è sempre pubblicata su questa pagina con la data dell’ultimo aggiornamento.